Totvs Educacional- Cadastro de Alunos

No local, além do botão principal “Alunos” onde é realizado o cadastro dos alunos, também são encontrados dois botões de acompanhamento: o primeiro, o “Log de movimentações”, permite acompanhar todas as movimentações realizadas na ficha de um determinado aluno através da pesquisa do seu R.A (Registro acadêmico) e o segundo, “Documentos solicitados” permite acompanhar toda documentação solicitada aos alunos, com RA do aluno, nome, documento, datas de previsão e de entrega, esteja essa documentação não entregue, em validação, recusada ou validada, além de apresentar, quando for o caso, o motivo de rejeição do documento.

A ficha do aluno apresenta uma série de abas superiores e inferiores, além de itens ocultos na lista de anexos, mas apenas a aba “Identificação” apresenta itens obrigatórios ao salvamento do cadastro. São eles o Código da pessoa, um número gerado automaticamente por ordem progressiva de cadastros, o Registro Acadêmico, ou R.A, um número de registro do aluno que é a sua chave primária, o Nome do aluno, o Estado Natal, um campo de seleção dentre os estados cadastrados, e a Data de Nascimento.

A foto do aluno pode ser inserida fazendo o upload do arquivo ou realizando a captura pela webcam.

O botão “Localizar Pessoa/Registro Preliminar”, abaixo da data de nascimento, é um verificador de cadastro. Ao cadastrar um aluno, para verificar se ele já possui cadastro, é possível pesquisar nesse local e, caso já exista um cadastro de pessoa, é possível aproveitar as informações disponíveis e importar para a ficha do aluno o seu pré-cadastro.

A aba inferior “Informações adicionais”, em “Identificação” não possui itens obrigatórios mas o item “Cor/Raça”, por exemplo, é utilizado no Censo.

A aba de “Pessoas com necessidades educacionais especiais”, compreendida entre as abas de “Identificação”, compreende as informações sobre os alunos com deficiências que estudam na Instituição. O preenchimento dessas informações é importante para o atendimento das necessidades do aluno, para que ele possa desempenhar suas atividades acadêmicas, e reúne esse grupo de informações que será exportado para envio dos dados do Censo.

A deficiência é selecionada dentro de uma lista padrão, mas podem ser cadastradas suas especificidades nos Detalhes. Esse cadastro é alimentado pelo cadastro de deficiências, nos “Cadastros Auxiliares”.

A aba “Atendimento Especial” apresenta apenas os indicadores de atendimento de necessidades especiais e recursos para realização do ENADE.

A segunda aba superior, “Endereço” possui duas abas inferiores de cadastro, com as informações de endereço pessoal e profissional. O cadastro do endereço pessoal é importante para direcionar, por exemplo, o endereço de cobrança do aluno ou a geração de relatórios padrão.

Em caso de alteração de endereço, é possível atualizar o endereço do Cliente/Fornecedor automaticamente pela ficha do aluno, basta alterar os dados na ficha do aluno e pressionar o botão “Atualização de endereços” () que o cadastro de endereço do Cliente/Fornecedor vinculado será atualizado.

A aba “Documentos” possui quatro abas inferiores: Pessoais I, com a documentação de identificação geral e documetnos principais, “Pessoais II”, com as informações referentes à certidão de nascimento/casamento do aluno, “Complementares”, referente aos dados de passaporte e informações em caso de aluno estrangeiro e uma aba de anotações.

Na aba “Responsáveis” é feito o cadastro dos pais do aluno, que devem ser ideitificados no campo “Tipo de relacionamento”. Esse cadastro é necessário ao Diploma Digital.

Como padrão, o sistema está configurado para identificar o próprio aluno como seu responsável financeiro, gerando um cadastro de Cliente/Fornecedor em nome desse aluno. Em casos excepcionais, caso o aluno não seja o seu próprio responsável financeiro, é necessário realizar o referido cadastro. Ao acessar o botão de seleção do responsável financeiro é aberta uma tela de seleção ou cadastro de Cliente/Fornecedor. Os códigos do aluno e do responsável financeiro serão iguais.

Já a aba “Diversos” possui as informações de área de formação do aluno, idioma, dados do óbito, em caso de falecimento, informações da instituição de ensino básico e o número do ALN do Siga.

Cadastro da ficha médica do aluno, com alergias, tratamentos médicos, remédios, etc.

Esse cadastro é também alimentado pelo aluno, no Portal.

Área para preenchimento de informações utilizadas no censo escolar, como código INEP, se o aluno possui TDAH, se possui localização diferenciada de residência (área de assentamento, terra indígena ou área remanescente de quilombos) e se possui alguma outra necessidade educacional especial.

Cadastro de informações profissionais do aluno, seja de formações anteriores ou relativas à formação do aluno na Instituição, para armazenamento de informações dos egressos.

Essa área é útil para geração de informações para os indicadores da CPA sobre os egressos.

Cadastro do fiador em casos específicos exigidos, como no curso de Medicina.

É feito um cadastro de Cliente/Fornecedor, que é vinculado à matrícula do aluno.

As opções de status são utilizadas quando o aluno faz o cadastro do fiador pelo Portal. Incialmente o status fica “Em avaliação”, devendo ser alterado para “Aprovado” ou “Reprovado” após avaliação do colaborador responsável.

Anexos onde podem ser acessadas as informações salvas do cadastro de filiação da aba “Responsáveis” e o cadastro de irmãos que também estudem na Instituição, comumente usada para oferecimento de bolsas.

Área para acompanhamento individual dos documentos solicitados ao aluno e status atual do documento.

Essa área permite também o cadastro de um documento à ser solicitado ou o cadastro de um documento entregue presencialmente à equipe da Secretaria Acadêmica.

É possível anexar o documento nesse cadastro, na área “Arquivo” em “Adicionar”.

Área para Cadastro de ocorrências do aluno

Utiliza os cadastros de grupo e tipo de ocorrência e registra as situações positivas ou negativas que devam constar na ficha do aluno.

Área para Cadastro de diploma, participação, atividades extra-curriculares e/ou certificados de participação em eventos institucionais, por exemplo.

É a área destinada ao cadastro de informações do Diploma Digital.

Geralmente utilizada a aba de identificação quando certificado comum e a aba “Dados do Certificado” no caso do Diploma Digital.