É de responsabilidade da Instituição de ensino o envio das informações dos alunos participantes do ENADE solicitadas pelo MEC. Pela Totvs, esse processo é realizado através da verificação do correto preenchimento de determinados cadastros dos alunos participantes e, ao final dessa verificação, pela geração de um arquivo para envio das informações solicitadas.
Verificação do Cadastro dos Alunos
A primeira etapa é a verificação dos cadastros dos alunos que realizarão a prova. Essa verificação é feita na área Currículo e Oferta > Aluno e Professor > Alunos:
Na aba superior “Documentos” é necessário que o campo “CPF” esteja preenchido.
Na aba superior “Diversos” é necessário verificar o preenchimento das informações da escola e do ano de conclusão do Ensino Médio.
A próxima verificação é referente às informações de ingresso do aluno na Instituição. Ela deve ser realizada no cadastro do aluno, em Anexos > Cursos / Habilitações. Para os alunos concluintes é necessário que esteja preenchido o campo de data de ingresso no curso.
Verificação do Cadastro da Instituição e dos Cursos que realizarão a Prova
A próxima etapa é o cadastro da Instituição do MEC ou a verificação do cadastro realizado previamente.
Para fazer o cadastro da instiuição deve-se ir em BackOffice > Gestão Fiscal > Globais > Filiais. Em filiais deve-se ir em Anexos > Dados Educacionais. É aberta uma janela da referida filial. Deve-se ir em Anexos > Instituição do MEC.
Devem ser preenchidas as informações das abas do cadastro, atentando-se ao fato de a ficha apresentar campos referentes ao censo escolar das escolas de ensino fundamental e médio, não sendo necessário o preenchimento desses campos.
Caso o cadastro já tenha sido realizado anteriormente, pode-se acessar e atualizar esse cadastro no Educacional, na área Atividades Acadêmicas > Acadêmico > Censo > Instituição do MEC.
Ao finalizar o cadastro ou atualização da Instituição do MEC, deve-se preencher o cadastro do curso do MEC.
O cadastro do curso do MEC está localizado nos Anexos da Instituição do MEC. Nessa área devem ser cadastrados todos os cursos que serão avaliados na prova do ENADE do referido ano.
Cadastro da Matriz Aplicada
A próxima etapa é a verificação e atualização do cadastro da Matriz Aplicada dos cursos avaliados na prova do ENADE do ano em questão.
Deve-se associar o curso do MEC em cada uma das matrizes curriculares ativas na área “Curso do MEC”
Situação de Matrícula dos Alunos no Curso/ Habilitação
Em Currículo e Oferta > Acadêmico > Situação de Matrícula, todos os alunos que realizarão a prova deverão apresentar o parâmetro “No curso” habilitado.
Informações de Carga Horária na Matriz Curricular dos Alunos
Deve-se, em seguida, verificar se os cursos que os alunos serão avaliados apresentam as informações de carga horária na área Currículo e Oferta > Estrutura Curricular > Matrizes Curriculares.
Geração do Arquivo
A geração do arquivo do ENADE é realizada nos Assistentes da área de Atividades Acadêmicas.
São realizados diferentes processos de geração de arquivos: um para Ingressantes, outro para Concluintes e um terceiro para Irregulares.
Alunos Ingressantes
Ao iniciar o processo de geração do arquivo ENADE é aberta uma tela em que deve-se definir o Indicador do aluno como Ingressante.
Em seguida, deve ser preenchida a faixa para cálculo e colocar o código do projeto no Sistema INEP, formado pelos dois últimos dígitos do ano, mais o número fixo “11101”.
Em seguida, deve-se avançar.
Na próxima tela, utilizando o botão “Filtro”, são selecionados os alunos que farão a prova do ENADE. Ao filtrar os alunos, aparecerá uma lista com o nome de todos os alunos desse grupo e será habilitado o botão “Avançar”.
Os alunos ingressantes são selecionados calculando quais alunos se enquadram no grupo levando-se em conta as definições estabelecidas pelo MEC no respectivo ano. Deve-se calcular corretamente o ano/semestre da formatura dos alunos, baseado na:
- Carga horária, em que o cálculo é feito tomando como base as disciplinas cumpridas do aluno (obrigatórias, eletivas, optativas e componentes curriculares) e da carga horária da matriz curricular do aluno;
- Períodos, verificando o período que o aluno está matriculado e quantos períodos faltam cursar.
Ao “Avançar” e “Executar” será concluído o processo. Se concluído com sucesso, aparecerá uma mensagem informando e será gerado um arquivo com o nome com a seguinte estrutura: “ENADE[CO_PROJETO]_N92_BR_[DATA_GERAÇÃO]_[CO_CURSO]_[ORIGEM][SEQ_GERAL].txt”, onde:
- [CO_PROJETO] será o código do projeto que é enviado no arquivo. Esse código aparece na tela de geração do arquivo.
- [DATA_GERAÇÃO] será a data atual da geração do arquivo no formato “AAAAMMDD”;
- [CO_CURSO] será o código do primeiro curso da lista de alunos selecionada para a geração do arquivo;
- [ORIGEM] será o tipo da origem que é enviado no arquivo;
- [SEQ_GERAL] será o número sequencial escolhido na rotina de geração do arquivo.
Exemplo: ENADE2311101_N92_BR_20230803_1_E1.txt
A partir desse ponto, é possível salvar ou apenas fechar o arquivo. Ao salvar, deve-se selecionar o local de salvamento do documento. Esse documento salvo pode então ser enviado ao MEC, para que os alunos sejam inscritos na prova.
Ao concluir esse processo, acessando as Matrículas no período letivo, localizadas em Matrícula e Avaliação > Matrícula > Matrículas, na ficha dos alunos selecionados no processo de geração do documento do ENADE, na aba “Enade” é atualizada a situação de “Nenhum” para “Ingressante”
Alunos Concluintes
Ao iniciar o processo de geração do arquivo ENADE é aberta uma tela em que deve-se definir o Indicador do aluno como Concluintes.
Em seguida, deve ser preenchida a faixa para cálculo, calculada tomando como base a carga horária ou o período:
- Carga horária, o cálculo é feito tomando como base as disciplinas concluídas pelo aluno (obrigatórias, eletivas, optativas e componentes curriculares) e da carga horária da matriz curricular do aluno;
- Períodos, deve ser verificado o período que o aluno está matriculado e quantos períodos faltam cursar.
É preenchido o código do projeto no Sistema INEP com os dois últimos dígitos do ano, mais o número fixo “11101” e, em seguida, deve-se avançar.
Na próxima tela, utilizando o botão “Filtro”, são selecionados os alunos que farão a prova do ENADE. Os alunos concluintes deverão ser selecionados calculando quais alunos se enquadram no grupo levando-se em conta as definições estabelecidas pelo MEC no respectivo ano.
Ao filtrar os alunos, aparecerá uma lista com o nome de todos os alunos desse grupo e será habilitado o botão “Avançar”.
Ao “Avançar” e “Executar” será concluído o processo. Se concluído com sucesso, aparecerá uma mensagem informando e será gerado um arquivo com o nome com a seguinte estrutura: “ENADE[CO_PROJETO]_N99_BR_[DATA_GERAÇÃO]_[CO_CURSO]_[ORIGEM][SEQ_GERAL].txt”, onde:
- [CO_PROJETO] será o código do projeto que é enviado no arquivo. Esse código aparece na tela de geração do arquivo.
- [DATA_GERAÇÃO] será a data atual da geração do arquivo no formato “AAAAMMDD”;
- [CO_CURSO] será o código do primeiro curso da lista de alunos selecionada para a geração do arquivo;
- [ORIGEM] será o tipo da origem que é enviado no arquivo;
- [SEQ_GERAL] será o número sequencial escolhido na rotina de geração do arquivo.
Exemplo: ENADE2311101_N99_BR_20230803_1_E1.txt
A partir desse ponto, é possível salvar ou apenas fechar o arquivo. Ao salvar, deve-se selecionar o local de salvamento do documento. Esse documento salvo pode então ser enviado ao MEC, para que os alunos sejam inscritos na prova.
Ao concluir esse processo, acessando as Matrículas no período letivo, localizadas em Matrícula e Avaliação > Matrícula > Matrículas, na ficha dos alunos selecionados no processo de geração do documento do ENADE, na aba “Enade” é atualizada a situação de “Nenhum” para “Concluinte”
Alunos Irregulares
Alunos irregulares são aqueles que deveriam ter comparecido a prova do ENADE em anos anteriores e não o fizeram.
Ao iniciar o processo de geração do arquivo ENADE é aberta uma tela em que deve-se definir o Indicador do aluno como Irregulares.
Em seguida, deve ser preenchido o código do projeto no Sistema INEP com os dois últimos dígitos do ano, mais o número fixo “11101” e, em seguida, deve-se avançar.
Na próxima tela, utilizando o botão “Filtro”, serão listados todos os alunos selecionados para o Enade e que “não compareceram” à prova. Os alunos selecionados não terão cálculo da carga horária. Ao filtrar esses alunos, aparecerá uma lista com o nome de todos os alunos desse grupo e será habilitado o botão “Avançar”.
Ao “Avançar” e “Executar” será concluído o processo. Se concluído com sucesso, aparecerá uma mensagem informando e será gerado um arquivo com o nome com a seguinte estrutura: “Alunosirregulares_[DATA_GERAÇÃO]_[CO_CURSO]_[ORIGEM][SEQ_GERAL].txt”, onde:
- [DATA_GERAÇÃO] será a data atual da geração do arquivo no formato “AAAAMMDD”;
- [CO_CURSO] será o código do primeiro curso da lista de alunos selecionada para a geração do arquivo;
- [ORIGEM] será o tipo da origem que é enviado no arquivo;
- [SEQ_GERAL] será o número sequencial escolhido na rotina de geração do arquivo.
Exemplo: Alunosirregulares_2023.08.03.27.11.25.36.txt
A partir desse ponto, é possível salvar ou apenas fechar o arquivo. Ao salvar, deve-se selecionar o local de salvamento do documento. Esse documento salvo pode então ser enviado ao MEC, para que os alunos sejam inscritos na prova.
Atualização de campos do ENADE após a Prova
Após a prova, a Instituição recebe um retorno do MEC com os dados de todos os alunos que foram dispensados e os que foram selecionados, além da informação se eles compareceram ou não. Para atualizar esses dados no sistema é necessário realizar o processo de atualização de campos do ENADE, presente no processo da matrícula no período letivo, que atualiza de forma rápida os campos: “Situação para a prova do MEC”, “Data da Realização” e “Comparecimento do aluno”.
É possível executar esse processo acessando Currículo e Oferta > Aluno e Professor > Aluno. Ao acessar a lista de alunos deve-se selecionar os alunos à serem atualizados, ir em Anexo > Matrícula no Período Letivo. Nessa janela é necessário acessar Processos > Atualização de campos do ENADE.
Na primeira tela deve-se avançar e são disponibilizados o campos à serem atualizados. É possível atualizar a situação para a prova, a data de realização, o ano de referência, se o aluno compareceu e os motivos de não habilitação no ENADE, caso o aluno tenha sido dispensado.
Em seguida, deve-se Avançar e Executar.
Caso o processo seja realizado com sucesso é apresentada a notificação na tela.
