Abertura do arquivo no Google Planilhas
O primeiro passo para a importação das presenças é o tratamento dos dados brutos recebidos do Sympla. Para isso, abra o Google Planilhas(Gmail > Planilhas), crie uma nova planilha em branco e faça o upload do arquivo .xlxs gerado pelo Sympla, como demonstrado abaixo:
Após realizar a abertura, é necessário tratar os dados para importação.
Caso exista alguma linha acima do cabelho, elas devem ser selecionadas e excluídas.
É necessário então selecionar uma ou mais linhas a serem excluídas, clicar com o botão direito na seleção e em seguida “Excluir linhas selecionadas”.
No Conecta, ao realizar uma nova importação de presenças, é possível verificar o layout do arquivo aceito pelo sistema.
O cabeçalho deve conter somente o CPF(somente números) dos alunos, PRESENCA como SIM ou NÃO e a DATA da presença.
Sendo assim, é necessário que as colunas sejam ordenadas corretamente e que qualquer outra coluna que possua informações diferentes das listadas no layout sejam removidas do arquivo.
Selecione as colunas a serem removidas, clique com o botão direito na seleção e em “Excluir colunas selecionadas”:
Ajustes na coluna de CPF:
A coluna de CPF dele ser a primeira coluna do arquivo.
O primeiro ajuste a ser realizado é sobre o tipo de dado dessa coluna. É necessário definir essa informação como “Texto simples” para que os CPFs sejam preservados sem alterações.
Outra alteração necessária é a remoção dos pontos e traços do CPF. Passa isso, ainda com a coluna de CPF selecionada, clique em “Ctrl + F” para exibir a opção de “Localizar” no arquivo.
Em seguida, clique nos 3 pontos para que seja exibida a opção de “Localizar e Substituir”.
Feito isso, localize todos os “.” e “-” da coluna e substitua por “vazio”, assim como demonstrado nas imagens abaixo. Ao final, clique em “Substituir tudo”:
Ajustes na coluna de PRESENCA:
Essa coluna deve ser a segunda coluna do arquivo.
A coluna de presença define se o aluno portador do CPF da coluna anterior esteve presente ou não na data informada. Caso esteja definido com o valor de SIM, receberá a presença.
É necessário renomear a coluna para PRESENCA, com todas as letras maiúsculas:
Feito isso, é necessário definir todos os valores desse campo também para maiúsculo, repetindo o processo de “Localizar e Substituir” já citado nesse artigo e demonstrado abaixo:
Ajustes na coluna de DATA:
A terceira coluna do arquivo.
Para o caso do JUF, as presenças são inseridas dia a dia, ou seja, todas as presenças possuem o mesmo valor de data e essas são do dia anterior à importação.
Para alimentar essa informação, crie a coluna “DATA” e informe pelo menos duas vezes a data a ser preenchida para todos os alunos:
Feito isso, selecione os campos preenchidos e clique duas vezes na “bola” azul exibida. A informação será replicada para todas as linhas:
Importação do arquivo .csv
Depois que o arquivo for montado, é necessário importá-lo no formado correto.
Clique em “Arquivo > Baixar > Valores separados po vírgula (.csv)”:
O arquivo está pronto para ser adicionado no Conecta