O cadastro e a exclusão de funcionário fica localizado no “Módulo RH- Folha de Pagamento” aba “Administração de Pessoal-Funcionários”
Cadastro de Funcionário
No cadastro de funcionários o usuário cadastra as informações importantes referentes as obrigações trabalhistas perante o empregado e o Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, o processamento da folha de pagamento e todos os controles afins.
Para realizar o cadastro de funcionário, clique no ícone “incluir” e preencha os itens do cadastro
Aba “Informações Pessoais” do funcionário
Importante: Clique em “Salvar”, depois de preencher os campos de cada tela do cadastro.
- Identificação
Preencher as informações de identificação do funcionário
Chapa: deve ser preenchida manualmente;
Matrícula eSocial: gerada automaticamente via sistema.
Importante:
-No momento do cadastro é possível verificar se a pessoa já está no banco de dados, para verificar as informações e aplicar as informações salvas previamente, clique em “Localizar Pessoa/Registro Preliminar” (abaixo da data de nascimento)
Depois de clicar na opção acima abrirá a tela de Pré-Cadastro. Preencha o campo “nome” e selecione o Binóculo, para verificar os dados encontrados, se houver
Se o cadastro encontrado for realmente da pessoa, selecione o campo e clique “OK”. Ao realizar esse processo os dados já cadastrados aparecerão na ficha do funcionário iniciada.
Observação: A foto do funcionário pode ser tirada na hora, via webcam ou pode ser buscada, por exemplo, no Banco de Talentos.
- Documentação
Nessa tela é necessário preencher todas as informações
Observações:
-No campo número CTPS, caso seja digital, repetir o número do CPF, e o restante do número , acrescentar no campo “série”;
-No campo PIS, se o funcionário for sócio, diretor ou autônomo, deve-se deixar em branco, pois esse cadastro é feito em outra área.
- Endereço: Preencher os campos em branco do cadastro do endereço do funcionário
Na aba “Alocações” do cadastro de Funcionários é onde se preenche a seção que o funcionário vai fazer parte
–Seção: selecionar a seção que o funcionário vai fazer parte;
–Data de mudança: necessário o preenchimento, mesmo em caso de contratação;
–Motivo da Mudança: selecionar o motivo da mudança, previamente cadastrado.
Aba “Informações Contratuais” é onde vai constar as informações do registro e informação do salário do funcionário
- Registro: Preencher todas as informações, atentando- se para as observações
Número de Registro: repetir a chapa;
Data base: deixar em branco (não é utilizado);
Indicativo de Admissão: Pode ser normal, decorrente de acão fiscal e decorrente de decisão judicial;
-Habilitar o campo se o funcionário ocupar Função de Confiança/Cargo em Comissão;
-Considerar como Função/Emprego/Cargo Acumulável- Situação específica que o eSocial exige;
-Nível e Faixa Salarial é utilizado quando tem o plano de cargos e salários. Quando configurado, preenche automaticamente o relatório após ser escolhidos nível e faixa salarial.
–Código da Tabela Salarial: não preencher
- Preencher todas as informações atentando- se as observações:
–Jornada: preencher valor mensal, em horas e minutos;
–Usa Salário Composto: Utilizado nos casos dos professores ou Funcionários que apresentarem salário distribuído em mais de uma atividade. É necessário informar ao sistema a composição do salário, para que o salário seja preenchido
automaticamente;
–Letra: preencher com a letra previamente cadastrada, de acordo com o tipo de jornada do funcionário;
A próxima aba “Informações para o Cálculo” é divida em duas partes situação e parâmetros.
- Situação: preencher as informações, habilitando o campo “Estorna tempo de casa” somente nos casos necessários
- Parâmetros: Preencher as informações atentando- se para as observações
-Utiliza Controle de Saldo de Verbas → Utilizado apenas para funcionário com saldo negativo. O sistema pode mostrar em qual verba ele ficou com saldo negativo, para que sejam feitos as devidos descontos à frente.
-Marcar para calcular INSS e IRRF;
-Indicador de Contribuição Substituída → é utilizado para o e-Social em “Remuneração do Trabalhador, Desligamento e Trabalhador sem vínculo de emprego/Estatutário;
-Média Sal. Maternidade →a funcionária tem médiaque soma ao salário dela quando ocorrer a situação, deve-se colocar o valor da média, que o Sistema realiza o cálculo automático para os próximos meses;
Importante: É necessário fazer o cálculo manualmente da 1 ̊ vez para preencher o campo
-Prefixo Período (e-Social) → quando tem mais de um registro;
-Dias de Vale transporte → terá fórmula de cálculo. Deve-se salvar o cadastro e retornar à área para
vincular a linha de transporte;
A aba “Banco Pgto/Financeiro” é onde é informado o banco e as informações financeiras do funcionário, é necessário o preenchimento completo dos dados relativos ao banco e financeiro
Aba “Rotinas Mensais/Anuais” é onde são preenchidas as informações de FGTS/SEFIP, RAIS e os Dados Contábeis do funcionário
- FGTS/SEFIP: Preencher os campos do cadastro até o campo “Data Opção FGTS”
- Rais: Preencher o campo situação
Observação: Caso o funcionário que esteja sendo cadastrado seja portador de alguma deficiência, habilite o(s) campo(s) correspondente(s) a(s) deficiência(s)
- Dados Contábeis: Preencher todos os campos que constam na tela
A aba “Sindicato” é onde serão preenchidas as informações do sindicato em relação ao funcionário
- Dados do Sindicato
Membro Sindical: Quando o funcionário for membro da diretoria do sindicato;
Dados Dirigente Sindical: Preencher
Observação: Se o Funcionário for apenas filiado ao Sindicato, deve- se preencher apenas o campo “Sindicato”, o campo “Filiação” ficará em branco;
Após preencher todas as abas descritas acima clique em “Salvar”
Selecione a aba “Dependentes”, clique no ícone “incluir” e preencha as informações de acordo com o(s) dependente(s) do funcionário
Deve-se preencher, no mínimo, os dados obrigatórios (campos em negrito), levando em conta que:
–Número: o sistema gera automaticamente;
–Campo CPF: é de preenchimento obrigatório se for dependente de IR (Imposto de Renda);
–Campo “Estado Civil”: tem a opção “outros” para os casos não informados pelo colaborador
-Itens “Entregou Cartão de Vacina” e “Entregou comprov. frequência escolar”: importante preencher
para o e-Social;
-O cadastro dos pais do funcionário é feito na aba “Dependentes”.
Após preencher as informações clique em “salvar” para habilitar a aba “Incidências”
Selecionar os campos de acordo com o dependente que foi cadastrado;
Observação:
• Se habilitar o item “Pensão”, aparece a aba superior “Dados da Pensão”
Preencher as informações, atentando-se para as observações:
- O cadastro do responsável por receber a pensão deverá ser feito pelo financeiro;
- Os dados bancários do responsável por receber a pensão serão cadastrados nesse local;
O valor a ser pago pode ser definido de 3 formas:
- Percentual – se for informadoapenas o valor númerico, será o percentual sobre o valor líquido;
- Ao marcar “Ordenado Bruto”, o valor descontado será sobre o valor bruto;
- Fórmula de Cálculo: situação especifica. Deve ser configurada uma fórmula de cálculo para definir o valor do pagamento.
Importante: Se o funcionário precisar do vale transporte após “salvar” todas as informações do cadastro do Funcionário, volte na aba “Informações para Cálculo” opção “Vale Transporte”, para incluir as informações dos ” Dias de Vale Transporte”
Em seguida, clique em “incluir” e preencha as informações sobre a “Linha de Transporte”
Após preencher todas as linhas utilizadas pelo funcionário, clique em “Salvar”
No cadastro de funcionáios, para acrescentar os Códigos fixos e os códigos dos eventos passados no levantamento, que incidirão sobre a ficha dos funcionário, selecione a opção “Anexos- Folha de Pagamento- Códigos Fixos”
Depois de escolher a opção acima, selecione o ícone “incluir”, preencha os campos abaixo e clique em “salvar”, repita esse processo até informar todos os códigos fixos referentes ao funcionário
Observação:
No campo “Código do Evento” pode ser filtrado ou criado algum evento. Ao clicar no “três pontos” é possível realizar a pesquisa do evento e clicando no item “incluir” dentro da tela do filtro pode ser feita a criação de algum evento
Exclusão de Funcionário
A exclusão de um funcionário pode ser feita utilizando duas opções, a primeira é selecionando o funcionário desejado e clicando no ícone “Exclusão de Funcionário” no menu principal
E a segunda forma é selecionando o funcionário e clicando na opção “Processos- Exclusão de Funcionário”
Observação: Se o funcionário que está sendo excluído tiver algum vínculo, pode apresentar erro no momento da exclusão